01 Feb

Rechte im Arbeitsverhältnis Dienstliche und private Nutzung von Multimediaanwendungen

Das Internet, der E-Mail Verkehr und die damit einhergehende ständige Erreichbarkeit sind in der digitalen Welt allgegenwärtig. Natürlich haben diese Phänomene auch in das Arbeitsverhältnis Einzug gefunden. Die moderne Arbeitswelt erfordert eine schnelle und einfache Kommunikation, sodass sie auf den Einsatz dieser technischen Anwendungen nicht verzichten kann. Nachrichten werden zwischen Mitarbeitern meist per E-Mail ausgetauscht, der Arbeitgeber informiert die Arbeitnehmer über die eigene Homepage oder das Intranet und immer mehr Unternehmen sind in sozialen Netzwerken präsent. Die Kommunikation erfolgt somit kaum mehr per Brief oder Fax,

sodass eine Umstellung auf ein rein „elektronisches Büro“ und Archiv erfolgt. Dies sowie der Einsatz von mobilen Endgeräten, wie Handys und Laptops, führen dazu, dass sich oftmals die Arbeit mit der Freizeit vermischt. Aufgrund dessen ist der Wunsch und das Bedürfnis vieler Mitarbeiter groß diese technischen Hilfsmittel auch für private Zwecke zu verwenden. Bereits 59 % der deutschen Unternehmen erlauben ihren Mitarbeitern das Internet am Arbeitsplatz privat zu verwenden, 30 % der Firmen verbieten es dagegen und 11 % haben diesbezüglich keine Regelungen getroffen. Auf der anderen Seite möchte der Arbeitgeber natürlich, dass seine Mitarbeiter ihrer Arbeitsleistung nachkommen. Daher hat er ein Interesse daran die Nutzung der Multimediaanwendungen durch die Arbeitnehmer zu kontrollieren.

Um all Ihre Fragen zu beantworten, soll deswegen im Weiteren aufgezeigt werden, unter welchen Voraussetzungen die private Nutzung von Multimediaanwendungen durch den Arbeitnehmer gestattet ist und welche Möglichkeiten der Arbeitgeber für die Ausgestaltung einer diesbezüglichen Regelung hat.

Wann liegt eine dienstliche und wann eine private Nutzung von Multimediaanwendungen vor?

Im digitalen Zeitalter ist fast jeder Arbeitsplatz mit einem PC mit Internetanschluss ausgestattet oder der Arbeitnehmer besitzt ein Smartphone oder Tablet zur dienstlichen Nutzung. Die Versuchung diese technischen Hilfsmittel auch für private Zwecke zu nutzen ist groß. Daher stellt sich die Frage, ob ihre Privatnutzung rätlich und angemessen ist. Aufgrund der unterschiedlichen Rechtsfolgen des Verhaltens des AN ist zunächst festzustellen, wann die Nutzung verschiedener Medientypen privater oder dienstlicher Natur ist.

  • Die dienstliche Nutzung: Eine dienstliche Nutzung solcher Anwendungen liegt vor, wenn der Gebrauch von Kommunikationsmitteln zum überwiegenden Teil oder schwerpunktmäßig der vertraglichen Tätigkeit bzw. den Aufgaben des Arbeitnehmers dient, durch diese veranlasst ist oder sie dadurch unterstützt wird. Dazu können beispielweise die Internetrecherche zur Erfüllung einer Aufgabe gehören oder das Abrufen von Staumeldungen vor Antritt einer Dienstreise.
  • Die private Nutzung: Von einer privaten Nutzung einer Multimediaanwendung kann ausgegangen werden, wenn die Definition der dienstlichen Nutzung auf die Tätigkeit des AN nicht anwendbar ist. Dies ist z. B. bei dem Aufrufen von Sportergebnissen oder des Wetterberichts fürs Wochenende der Fall. Mehr als 60 % aller AN sollen mindestens einmal am Tag privat im Internet surfen, was zu einem Arbeitsausfall von 17 Tagen im Jahr pro AN führen soll.
  • Die dienstlich veranlasste Nutzung: Die dienstlich veranlasste Nutzung kann als eine Mischform der vorherigen angesehen werden. Wenn ein Arbeitnehmer aufgrund seiner vorgeschriebenen Anwesenheitszeiten im Betrieb eine Person außerhalb seiner Arbeitszeit nicht erreichen kann oder er ein festes, für ihn bedeutendes zeitliches Ereignis nicht oder nicht mit gebotener zeitlicher Nähe erreichen kann und es aufgrund dessen zu einer privaten Nutzung kommt, spricht man von einer dienstlich veranlassten privaten Nutzung. Hierbei handelt es sich also um einen privaten Kontakt aus dienstlichem Anlass. Dies ist dann der Fall, wenn sich z. B. die Heimfahrt des Arbeitnehmers aufgrund dienstlicher Gründe verzögert und er seinen Partner darüber informiert oder er nur während der Arbeitszeit einen Arzttermin vereinbaren kann, weil danach in der Praxis niemand mehr zu erreichen wäre. In diesen Fällen stellt die Nutzung eines Kommunikationsmittels dann keine private, sondern dienstliche Nutzung dar.

Darf der Arbeitnehmer Multimediageräte während der Arbeitszeit privat nutzen?

Grundsätzlich hat der Arbeitnehmer nicht das Recht die Multimediaanwendungen zu privaten Zwecken zu nutzen. Oftmals ergibt sich jedoch eine zulässige Privatnutzung, wenn sie sich auf eine Rechtsgrundlage stützen kann. Für die private Nutzung von Internet- und E-Mail Diensten sowie anderen EDV-Programmen kann sich diese aus einer Betriebsvereinbarung, einer Dienstanweisung, einem Bestandteil des Arbeitsvertrags oder einer betrieblichen Übung ergeben.

  • Die Betriebsvereinbarung: Die Betriebsvereinbarung ist eine Möglichkeit für eine Rechtsgrundlage der erlaubten privaten Nutzung von Multimediaanwendungen. Sie ist Gegenstand einer kollektiven Vereinbarung. Aus ihr kann sich normativ die Erlaubnis ergeben die technischen Hilfsmittel auch zu privaten Zwecken zu gebrauchen, wobei es für die Verbindlichkeit nicht auf die Kenntnisnahme der Norm durch den Arbeitnehmer ankommt. In der Vereinbarung kann mit unmittelbarerer und zwingender Wirkung festgelegt werden, in welchen Grenzen sich die Privatnutzung bewegt. Der Anspruch auf die Privatnutzung kann durch eine ablösende Betriebsvereinbarung jederzeit wieder abgeändert oder abgeschafft werden. Wichtig ist, dass beim Bestehen eines Betriebsrates im Unternehmen, der Arbeitgeber das Mitbestimmungsrecht aus § 87 I Nr. 1 BetrVG bei der Einführung von konkreten Regelungen zur Nutzung von Internet und E-Mail zu privaten Zwecken beachten muss.
  • Die Dienstanweisung: Der Arbeitgeber kann aufgrund seines Direktionsrechts einseitig eine Nutzungsbestimmung erlassen. Diese lässt sich als kollektive Regelung jederzeit wieder abändern. Sie ist besonders für Unternehmen interessant, die keinen Betriebsrat haben. Ob, wem und in welchem Umfang der Arbeitgeber die private Nutzung der Multimediaanwendungen gestattet, bleibt mitbestimmungsfrei. Soweit jedoch die Ausgestaltung der Erlaubnis betroffen ist, ist der Betriebsrat wie bereits erwähnt laut § 87 I Nr. 1 BetrVG daran zu beteiligen.
  • Die private Nutzung als Bestandteil des Arbeitsvertrags: Eine weitere Möglichkeit die private Nutzung der Multimediaanwendungen zu gestatten, kann durch eine einzelvertragliche Zusage im Arbeitsvertrag erfolgen. Sie genießt Bestandsschutz und kann nur durch einen Änderungsvertrag oder eine Änderungskündigung beseitigt werden. Wichtig ist, dass dabei nicht nur eine Einigung über die Gestattung getroffen werden sollte, sondern auch über den Umfang der Nutzung. In modernen Dienstleistungsbranchen ist diese Rechtsgrundlage immer häufiger anzufinden.
  • Die betriebliche Übung: Schließlich kommt die betriebliche Übung als Rechtsgrundlage für eine private Nutzung in Frage. Hierbei wiederholt der Arbeitgeber eine bestimmte Verhaltensweise, aus der der Arbeitnehmer schließen kann, dass ihm eine Leistung oder Vergünstigung auf Dauer und in Zukunft gewährt werden soll. Das Verhalten kann als ein Vertragsangebot angesehen werden, welches der Arbeitnehmer i.S.v. § 151 BGB stillschweigend annehmen kann. Wurde dieses vom Arbeitnehmer durch Inanspruchnahme der Leistung angenommen, ergibt sich ein vertraglicher Anspruch auf die üblich gewordene Leistung. Wichtig ist hierbei, dass der rechtliche Inhalt danach zu beurteilen ist, was der Erklärungsempfänger bei verständiger Sicht nach Treu und Glauben als gewollt ansieht bzw. als solches interpretiert. Der BAG stellt bei der Beurteilung einer gewährten Leistung als betriebliche Übung auf Art, Inhalt, Dauer, Intensität und Häufigkeit dieser ab sowie auf die regelmäßige Wiederholung durch den Arbeitgeber. Beispielhaft für die betriebliche Übung ist ein jährlich gewährtes Weihnachtsgeld. Der Anspruch einer betrieblichen Übung auf die private Verwendung von Multimediaanwendungen ist umstritten. Besteht in einem Unternehmen keine Regelung bezüglich der privaten Nutzung, kann eine betriebliche Übung aus dem Verhalten des Arbeitgebers als Rechtsgrundlage nicht entstehen. Im Regelfall sind hierfür nämlich die vorher genannten Voraussetzungen nicht erfüllt. Dies ist auf das Verhalten des Arbeitnehmer zurückzuführen, der mit seinen privaten Zugriffen Gegenstand, Zeitpunkt und Dauer der Nutzung festlegt und nicht der Arbeitgebers. Im Ergebnis ist das gesamte Ausmaß der Nutzung dabei nicht bekannt. Oftmals wird auch die Entstehung einer betrieblichen Übung durch das Dulden der Privatnutzung begründet. Jedoch kann dieser Ansicht nicht zugestimmt werden. Ein Verhalten kann nur wissentlich geduldet werden, wenn man von diesem Kenntnis hat. Häufig wird der Arbeitgeber jedoch von dem privaten Gebrauch keine Kenntnis haben. Sie ist nicht durch ein bloßes Vermuten oder das Wissen anderer Arbeitnehmer ersetzbar. Sollte der Arbeitgeber sogar positive Kenntnis von der Privatnutzung haben, wird er nicht das Ausmaß des Gebrauchs kennen und könnte dieses somit nicht mit einer rechtlichen Bindung dulden. Ferner bleibt unklar wie oft der Arbeitgeber die Privatnutzung dulden müsste, damit eine betriebliche Übung entstehen könnte. Im Ergebnis besteht für beide Parteien ein erhöhtes Rechtsrisiko, wobei der Arbeitgeber nicht weiß zu welchem Zeitpunkt seine Duldung zu einer betrieblichen Übung geworden ist und der Arbeitnehmer verhält sich bis dahin vertragswidrig.

Welche Folgen hat eine Nutzung von Multimediaanwendungen ohne Rechtsgrundlage für den Arbeitnehmer?

Wie bereits zuvor festgestellt, hat der Arbeitnehmer auf die Privatnutzung von Internet, E-Mails etc. keinen Anspruch und daher auch kein Recht die Arbeits- und Betriebsmittel des Arbeitgebers zu privaten Zwecken zu nutzen. Ferner ist der Arbeitgeber auch nicht verpflichtet die private Nutzung am Arbeitsplatz zu gestatten. Die Folge einer unerlaubten privaten Nutzung kann die Kündigung aus wichtigem Grund durch den Arbeitgeber sein. Zunächst kommt jedoch die Abmahnung des Arbeitnehmers durch den Arbeitgeber in Betracht. Hat der Arbeitgeber den privaten Gebrauch sogar ausdrücklich untersagt, kann ein Verstoß des Arbeitnehmers gegen das Verbot zu einer außerordentlichen verhaltensbedingten Kündigung ohne vorherige Abmahnung führen!